レンタルサーバのメールアドレスだと１つのメールアカウントを複数人のパソコンにインストールしたOutlookで共用（シェア）して運用していた。という場合がほとんどだと思います。

ところがGoogleは１つのアカウントを複数人で共用（シェア）することを推奨していません！本当ですか？本当です。

Google Workspace 管理者ヘルプ「ユーザー間でアカウントを共有しない」
https://support.google.com/a/answer/33330?hl=ja

Google アカウント（maria@solarmora.com など）は、1 人のユーザーによる使用が目的とされています。組織内の複数のユーザーがユーザー名とパスワードを共有して同じアカウントを頻繁に使用すると、ユーザーに対して以下の問題が発生することがあります。

ではどうするのがいいでしょうか？

Google Workspaceでは「ふつうにそのアカウントを作る」と「エイリアス」と「グループ」と「委任(代理操作)」の４つの方法があり、そこから選んで使うことになります。それぞれどんな特徴があるかまとめます。

「info@」「sales@」のアカウントを作って運用します。先にも書きましたが複数人が１つのアカウントでログインすることをGoogleは推奨していませんのでどなたかが代表して使います。複数人で読むには推奨を無視するか、転送設定で対応します。でも全件転送は宛先１つだけ。の制限がありますので、フィルタを使って必要なメールを転送設定します。

一人社長など代表メールを主に使うのが一人の場合はコストもかからないのでこの方法がおすすめです。ユーザのアカウントに、「エイリアス」を設定します。（Google WorkSpaceでは「予備のメールアドレス」とも呼称されています）
例えば　example.com ドメインでGoogle Workspaceを契約した、日本太郎 さんが、tnihon@example.com というユーザアドレスを使っているとき、info@example.com 宛のメールも受け取れるように、「エイリアス」を追加します。
アカウントの追加費用がいらないのがメリットで、デメリットはエイリアスできるのは一人だけということです。1アカウントあたりエイリアスは最大30作れますのでinfo@やsales@やsupport@などいくつも増やせます。

「グループ」はメーリングリストです。公式メールアドレスの「グループ（公開）」を作り、メンバーにユーザが入ります。
公式メールアドレスに届いたメールはメンバーにすべて届きます。
メリットはすべての担当者がメールを受け取れることとアカウントの追加費用がかからないことと、メールをうっかり消しても他のメンバーが同じメールを持っているのでカジュアルに使えること。デメリットは公式に届いたメールが一元的に保存されずにメンバー個人のメールボックスにそれぞれ入ることです。

「info@」「sales@」のアカウントを作って運用するという面では１と同じです。１つのアカウントを複数人でシェアしてログインすることはセキュリティ上推奨されませんので、その代表アカウントのメール運用を、社員に「委任(代理操作)」します。メリットはMicrosoft 365でもこの方法が標準なので365を使ったことがあれば、すぐわかることかと思います。一方デメリットは委任された誰かがメールを消すこともできるのでメールの操作は慎重に。信頼できる限られたメンバーだけに委任する。個人Gmailではこういった委任という使い方はないので慣れないとわかりにくいかもしれないことです。

組織なら一人で代表アドレスを運用するという事はまずないので、1は無しとなります。2と3は担当者が退職や移動でアカウントが削除されると過去メールも消えてしまいます。すると残るのは4.委任を選択することが多いでしょう！365でもこの方法ですしね。

Admin Console https://admin.google.com/　に管理者アカウントでログインしてください。

別段難しい事もありませんので省略します。

ディレクトリ＞ユーザー＞　で対象の人を選んで
予備のメールアドレスを追加＞　「sales」 などと入力します。

送信もできるようにするには、その対象の人自身で　Gmail（mail.google.com）にログインして
歯車＞すべての設定＞アカウント＞名前：（xxxxメールを使用して他のメールアドレスからメールを送信します）「他のメールアドレスを追加」をクリック

先程受信設定したエイリアスのメールアドレス「sales＠」を入力します。

ディレクトリ＞グループ＞グループを作成

グループ名：名前をつけます
グループのメールアドレス：受け取るメールアドレスになります
グループのオーナー：届いたメールが転送されるユーザです

アクセスタイプを、念の為「公開」を押してマトリックスをリセットしてから、
投稿できるユーザー：「外部」にチェックを入れて、「保存」
（外部にチェックを入れ忘れると外からこのメールに送れないので注意）

送信もできるようにするには、同じようにその対象の人自身で　Gmail（mail.google.com）にログインして
歯車＞すべての設定＞アカウント＞名前：（xxxxメールを使用して他のメールアドレスからメールを送信します）「他のメールアドレスを追加」をクリック
設定したメールアドレス「info＠」を入力します。認証コードが送られるので入力します。

委任はGoogle WorkSpaceでデフォルトで許可されていませんのでまず有効化します。

アプリ＞Gmail＞ユーザー設定

メールの委任

2箇所チェックを入れて「保存」

委任したい公式アドレスのアカウントでGmailを開いて、誰に委任するか設定します。今回「admin@」のアカウントを個人に委任します。

歯車＞すべての設定＞アカウント＞「アカウントへのアクセスを許可：」で 「別のアカウントを追加」 をクリックします。

委任したい人のアドレスを入力

確認

Gmailを開くと、確認のメールが届いていますので「承認」をクリックします。
なおこのとき、そのPCのブラウザで、他のGoogleアカウントにログインしているとうまく承認できないことがあるようですので、あらかじめ自身のアカウント以外はログアウトしておくと確実です。

確認

もう一度確認

切り替えて使う。というイメージです。

まず自身のアカウントでGmailを開いている状態で、
右上のアイコンをクリック＞　委任を受けているアドレス「admin@」をクリック。

「admin@」のメールボックスが開きました。もうふつうに 「admin@」でメールの読み書きが出来ます。

手順は以上になります。それぞれ組織にあった方法で運用してください。