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--- google-workspace:4-daihyou [2023/06/12 23:01] – wadmin
+++ google-workspace:4-daihyou [2023/06/13 00:45] (現在) – wadmin
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-====== 代表メールアドレス(info@など)を受けるにはどんな方法があるか～4つの方法から選びましょう ======
+====== 代表(info@)や、営業部門(sales@)などのメールアドレスで運用したい場合どんな方法がありますか？４つの方法から選ぶことができます！======
-組織で　代表(info@)や、営業部門(sales@)などのメールアドレスで運用したい場合どんな方法が使えるでしょう。
+レンタルサーバのメールアドレスだと１つのメールアカウントを複数人のパソコンにインストールしたOutlookで共用（シェア）して運用していた。という場合がほとんどだと思います。
-Google Workspaceでは「ふつうにそのアカウントを作る」ほか、「エイリアス」と「グループ」と「委任(代理操作)」の４つの方法があります。それぞれどんな特徴があるかまとめます。
+ところがGoogleは<wrap hi>１つのアカウントを複数人で共用（シェア）することを推奨していません！</wrap>本当ですか？本当です。
-===１．「ふつうにそのアカウントを作ってどなたかが運用する」===
+Google Workspace 管理者ヘルプ「ユーザー間でアカウントを共有しない」\\
-「info@」「sales@」のアカウントを作って運用します。必要な方すべてが１つのアカウントでログインすることは推奨されていませんので、他の方も読みたいときは転送の設定をするなどで対応することになります。全件転送は宛先１つだけ。の制限がありますので、フィルタを使って転送設定します。\\
+https://support.google.com/a/answer/33330?hl=ja
-わかりやすいのがメリットで、アカウント分のライセンス費用が発生することと転送したいときは設定が必要というのがデメリットです。
+>Google アカウント（maria@solarmora.com など）は、1 人のユーザーによる使用が目的とされています。組織内の複数のユーザーがユーザー名とパスワードを共有して同じアカウントを頻繁に使用すると、ユーザーに対して以下の問題が発生することがあります。
+ではどうするのがいいでしょうか？
-===２．「エイリアス」を使う===
+Google Workspaceでは「ふつうにそのアカウントを作る」と「エイリアス」と「グループ」と「委任(代理操作)」の４つの方法があり、そこから選んで使うことになります。それぞれどんな特徴があるかまとめます。
-一人社長などで代表メールを主に使うのが一人でいい場合はコストもかからないこの方法がおすすめです。ユーザのアカウントに、「エイリアス」を設定します。（Google WorkSpaceでは「予備のメールアドレス」とも呼称されています）\\
+====1.「ふつうにそのアカウントを作ってどなたかが運用する」====
+「info@」「sales@」のアカウントを作って運用します。先にも書きましたが複数人が１つのアカウントでログインすることをGoogleは推奨していませんのでどなたかが代表して使います。複数人で読むには推奨を無視するか、転送設定で対応します。でも全件転送は宛先１つだけ。の制限がありますので、フィルタを使って必要なメールを転送設定します。
+====2.「エイリアス」を使う====
+一人社長など代表メールを主に使うのが一人の場合はコストもかからないのでこの方法がおすすめです。ユーザのアカウントに、「エイリアス」を設定します。（Google WorkSpaceでは「予備のメールアドレス」とも呼称されています）\\
 例えば　example.com ドメインでGoogle Workspaceを契約した、日本太郎 さんが、tnihon@example.com というユーザアドレスを使っているとき、info@example.com 宛のメールも受け取れるように、「エイリアス」を追加します。\\
 アカウントの追加費用がいらないのがメリットで、デメリットはエイリアスできるのは一人だけということです。1アカウントあたりエイリアスは最大30作れますのでinfo@やsales@やsupport@などいくつも増やせます。\\
-===３．「グループ」を使う===
+====3.「グループ」を使う====
 「グループ」はメーリングリストです。公式メールアドレスの「グループ（公開）」を作り、メンバーにユーザが入ります。\\
 公式メールアドレスに届いたメールはメンバーにすべて届きます。\\
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-===４．「委任(代理操作)」する===
+====4.「委任(代理操作)」する====
-「info@」「sales@」のアカウントを作って運用するという面では１と同じです。ただ１つのアカウントを複数人でシェアしてログインすることはセキュリティ上推奨されませんので、その代表アカウントのメール運用を、社員に「委任(代理操作)」します。メリットは実アカウントを複数人で運用することを避けることができること。デメリットは委任された誰かがメールを消してしまうこともできるのでメールの操作は慎重にしないといけないので本当に信頼できる限られたメンバーだけに委任しないといけないこと、この使い方は個人Gmailでは無いことなのでイメージとしてつかみにくいことかもしれません。
+「info@」「sales@」のアカウントを作って運用するという面では１と同じです。１つのアカウントを複数人でシェアしてログインすることはセキュリティ上推奨されませんので、その代表アカウントのメール運用を、社員に「委任(代理操作)」します。メリットはMicrosoft 365でもこの方法が標準なので365を使ったことがあれば、すぐわかることかと思います。一方デメリットは委任された誰かがメールを消すこともできるのでメールの操作は慎重に。信頼できる限られたメンバーだけに委任する。個人Gmailではこういった委任という使い方はないので慣れないとわかりにくいかもしれないことです。
-上記２と３は担当者が退職や移動され担当者のアカウントを消すと公式アドレスでやりとりしたメールも消えてしまうのがデメリットになりますが、退職の場合は担当者のアカウントは消さずに名前とアドレスを変更して役職と同時に公式アドレスの運用を引き継ぐ。という考え方でメールを前職から残すことができるかと思います。
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+==== どれを選びたいと思いましたか？ ====
-この記事を書いている中野の個人的な意見では、組織ではグループ設定して使うのが一番わかりやすくて、新しく覚えることも必要なくこれまで持っているイメージで使えるのでおすすめかな。と思います。
+組織なら一人で代表アドレスを運用するという事はまずないので、1は無しとなります。2と3は担当者が退職や移動でアカウントが削除されると過去メールも消えてしまいます。すると残るのは4.委任を選択することが多いでしょう！365でもこの方法ですしね。
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-===== 詳細手順 =====
+====== それぞれ4つの方法で、実際に設定していきましょう！ ======
-Admin Console\\
+Admin Console https://admin.google.com/　に管理者アカウントでログインしてください。
-https://admin.google.com/　に管理者アカウントでログインして操作します。
-==== １．ふつうにそのアカウントを作ってどなたかが運用する方法====
+==== 1.ふつうにそのアカウントを作ってどなたかが運用する方法====
 別段難しい事もありませんので省略します。
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-==== ２．エイリアス設定方法 ====
+==== 2.エイリアス設定方法 ====
 === Admin Consoleから操作 ===
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-==== ３．グループ設定方法 ====
+==== 3.グループ設定方法 ====
 === Admin Consoleから操作 ===
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-==== ４．「委任(代理操作)」設定方法 ====
+==== 4.「委任(代理操作)」設定方法 ====
 委任はGoogle WorkSpaceでデフォルトで許可されていませんのでまず有効化します。
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-どうでしょうか？　やっぱり「委任」はちょっとわかりにくいですよね。
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+手順は以上になります。それぞれ組織にあった方法で運用してください。